RPA導入で代理店業務を自動化、コスト削減＆新戦略の工数展開へ – Microsoft Power Automate for Desktop(PAD)

RPAシステム開発 / AI/ICT研修 /

※画像はMicrosoft社Power Automateより引用

 

U Co.,Ltd.（U株式会社）が開発したRPAシステムで事務工数を削減、それまで利用していた月額5万円のRPAシステムランニングコストを削減するとともに、柔軟に運用保守対応できる体制を整えました。

本事案の紹介

発生していた「悩み」その①

社員スケジュールを毎月入力する事務コストが発生している。

  • 代理店運用のため、営業に関する毎月の社員のスケジュール入力が必要になる。
  • 代理店システム（WEB）→エクスポート（csv）→スケジュールシステム（WEB）と、WEBやローカルデータとのやり取りが複雑で、わかっている社員しか管理できない。
  • RPAシステムを独自に運用していたが、各種WEBシステムのUIが定期的に変わるため、対応できない。

 

発生していた「悩み」その②

送られてくるFAXを社員全体で共有したいが、FAXを転送する人員が必要となっている。

  • FAX転送で代表メールに転送しているが、通知されない、もしくは、一部の人しか見れない。
  • 同じ転送先メールアドレスにはFAX以外のメールも通知される。
  • FAX用メールに届いたpdfファイルをLINE WORKSに転送して管理していた。誰かがデータ転送しないといけない。

 

RPAシステムで定例業務を自動化

RPAとは？

ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）とは、通称RPAと呼ばれ、名前の通り、あらかじめルール化された業務をルールエンジンやAI、機械学習を含むシステムを利用して自動的に代行作業させる仕組みのことを言います。

 

RPAシステムを導入できるポイント

本事案は、業務内容がマニュアル化できるフロー作業（機械作業）であったことがRPAシステムにて代行できる最大のポイントです。

本事案で使用したRPAソフト「Microsoft Power Automate for Desktop」では、通常利用されるブラウザ、各種Officeソフトはもちろん、連携ソフトを認識することができるので、それらをまたぐ自動化も実現可能になります。

また、WEBシステムのUIが変更される等においても、WEB言語のIDやCLASS指定、data値の取得もできますので、設計次第でUI変化にも対応できるようになっています。

 

WEBを経由するRPAシステムはWEB制作会社が強い

U Co.,Ltd.（U株式会社）は、WEB・アプリ開発を得意としておりますので、RPAシステムは通常作成するよりもより充実した開発内容で進めさせていただくことが可能です。

 

どう解決し、どれだけコスト削減になったか

「悩み」その①「スケジュール入力」の自動化

本事案は、毎月約100～200件の営業スケジュール入力が、実質ボタンクリック1つの0時間に更新されたことになります。

1件入力当たりの時間が1分程度と仮定した場合、およそ2～3時間分の事務工数が発生しますし、人による入力のためダブルチェック作業が発生しますので、通常半日程度の事務作業が発生しておりました。

機械入力による誤認件数の発生も抑えられますので、RPA導入が工数削減、クオリティ向上の一石二鳥になりました。

 

「悩み」その②「FAXデータ転送業務」の自動化

本事案は、五月雨式に届いてくるFAXデータを気づき、LINE WORKSグループに転送する業務が発生、マンパワーに頼る業務になっていました。

RPAシステムは、5分おきなど定期的にメール受信を見回りに行く処理も可能ですので、常に確認しなければいけない業務をなくすことができるようになりました。

1件工数の削減としては局所的ではありますが、確認作業が不要になったことによる戦略の変更が可能になる重要なポイントになりました。

 

まとめ

まず知ってほしいことは、WEBやEXCEL・WORD等を介しても自動化が可能なこと

RPA自体認知が低いですが、WEBや各種Officeソフトを介することで業務自動化を断念しているケースはとても多いと存じます。

さらに、機械的に処理する「知っている社員」が板付きになっているケースは御社にありませんでしょうか。RPAを導入することで、人員1名を新しい戦略に導入することができます。

 

Microsoft Power Automate for Desktop(PAD)は通常のOffice 365に付属されています！

また、RPAシステムを新たに導入する必要があるかというとそうではありません。

すでに、Office365を導入されている企業の方は、そのまま追加コストをかけることなく導入が可能になります。

 

ぜひ、これを自動化したらどれほど便利か！と「悩み」の種を抱えている方は、RPA導入のプロ、U Co.,Ltd.（U株式会社）にお任せし、新たな「戦略」の時間を獲得しましょう！

 

 

御社へのAI・ICT研修も可能です

RPA導入についても自社内で解決したい企業の方に必見です。U Co.,Ltd.（U株式会社）の開発者が講師となり、RPA制作に関する研修をさせていただきます。

どうぞお気軽にお問合せ下さい。